Tallinna Arvutikool

(MS Outlook juhtkonnale või edasijõudnu tasemel koostöögruppidele)

Neli koolitust ühes vastavalt ettevõtte vajadustele:

• teoreetilised teadmised ajajuhtimisest ja tööde planeerimisest
• tehnilised oskused Outlook – Exchange serverlahenduse, kaugtöö ja mobiilsete funktsionaalsuse kasutamiseks (kõikide versioonidega kõikidele tasemetele)
• praktiline kogemus isikliku töökorralduse ja koostöö korraldamise parandamiseks
• e-töökorralduse ja ettevõtte tööprotsesside juurutamine koos heade tavade väljatöötamisega

Koolitus toimub oma töötava postkastiga (enda sülearvutiga või Tallinna Arvutikooli mobiilse arvutiklassiga)

NB! *Ettevõtte grupikoolitus toimub ettevõtte meiliserveri ja kasutajajuhendite baasil mobiilse arvutiklassiga ettevõttes kohapeal või kaugtööna arvutiklassist. Kestus ja teemad täpsustuvad eeltöö käigus, samuti luuakse „Heade tavade“ dokument. Põhjalik juhendmaterjal on kohandatud Teie ettevõttele ja Teie Outlooki ekraanipiltidega. Täpsemad teemad valitakse olulisemate teemade tabelist, mis saadetakse eraldi failina. Küsi LISA!

Sihtrühm

• Juhid, projektijuhid jt. juhid, kes peavad planeerima ajakasutust, tööülesandeid, turvaliselt kasutama kaugtöö ja mobiilseid lahendusi
• Personalijuhid, kvaliteedijuhid, büroojuhid, kes vastutavad ettevõtte (või on juurutamas) e-koostöö,  heade tavade, kvaliteedi, asjaajamise korra eest
• Sekretärid, juhiabid, asjaajajad, kes vastutavad suure osa asutuse e-asjaajamise eest
• MS Outlooki igapäevased kasutajad, kes tunnevad, et aja- ja tööülesannete haldus võtavad palju aega, delegeerimiseks ja prioriteetide seadmiseks ei ole alati töötavat mudelit
• IT tugiisikud, kes peavad igapäevaselt abistama kasutajaid
• Töötajad, kes hakkavad kasutama MS Outlooki ettevõtte grupitöölahendust (MS Exchange) või lähevad üle uuele tarkvaraversioonile (MS Outlook 2010)

Eeltingimused

• MS Outlooki igapäevane kasutamine ja/või MS Outlooki baastaseme koolituse läbimine
• hea arvutikasutamise oskus (Windows, e-post, tekstitöötlus, failihaldus)
• abiks on ajajuhtimise teadmised ja praktiline kogemus kalendri ja tööülesannete elektroonsel haldamisel

Eesmärk

• luua enda ajajuhtimise, tööülesannete, nende delegeerimise ja kontaktihalduse süsteem, põhimõisted, saada teoreetilised teadmised ja praktiline tulemus oma ajajuhtimise parndamiseks
• *töötada välja ettevõtte koostöö korraldamise lahendused MS Outlook - Exchange baasil
• saada selgeks ja juurutada ettevõttes elektroonse töökorralduse nn. „Head tavad“ – etikett, üldtunnustatud reeglid, e-koostöö põhimõtted
• saada ühtmoodi selgeks ajahalduse korraldamine ja tööülesannete jälgimine Outlookis (Exchange serveriga või ilma)
• teadvustada ja oluliselt efektiivsemalt kasutada MS Outlooki võimalusi grupitöö ja kaugtöö korraldamisel, muuta tööprotsessid ja infovahetus paindlikumaks

Sisu

• Ajajuhtimine – tegevuste juhtimine ajas.
• Outlooki kasutajavaate seaded – kuidas on mugavam töötada?
• Elektroonse töökorralduse nn. „Head tavad“ ehk etikett
• Aadressraamatu ideoloogia, õiguste süsteem, oma kalendri jagamine
• Kontaktide haldus, oma leviloend, otsingusüsteemid
• Ajaplaneering
  • eesmärgi püstitamine, kuidas töötada efektiivsemalt
  • ajaplaani koostamise põhimõtted
  • enda aja planeerimine, korduvate sündmuste planeerimine ja korraldamine Outlookis
  • kuidas vältida ajakonflikte?
  • kokkusaamiste korraldamine, koosolekute planeerimise tavad, korraldamise jälgimine serverlahendusega ja ilma (koostööpartner)
  • ühisressursside broneerimine
  • Outlooki seaded
• Tööülesanded
  • enda tööülesannete planeerimine
  • töövälised tegevused, isiklik elu, selle planeerimine Outlookis
  • e-posti jm elektroonse info toomine tööülesannetesse
  • millal kasutada järeltegevust (ToDo) ja millal tööülesannet (Task)
  • tööülesannete vaated ja seaded Outlookis
  • kaastöötajatele tööülesannete planeerimise tavad ja jälgimine Outlookis
  • tööde delegeerimise põhimõtted ja jälgimine
  • kuidas öelda „EI“?
  • tööde prioriteedid. Mis on just hetkel ja täna oluline? Erinevad võimalused Outlookis
  • pakilised ja olulised tegevused – maatrikssüsteemi loomine
  • tööde segajad ja ajaraiskajad, nende toimetulek
  • tööde grupeerimine. Miks see on vajalik?
  • kuidas planeerimiseks aega võitaja milline on hea plaan?
• Kaugtöö, mobiilne töö, serverlahendus (Exchange), ühendused teiste serverlahendustega

Tulemus

Koolituse läbinu oskab professionaalsel tasemel:

• väärtustada aega, korraldada ajajuhtimist, enda ja töökaaslaste aega planeerida
• kasutada ja jälgida e-töökorralduse häid tavasid ja ühtseid koostööprotsesse
• jälgida tööülesannete ja delegeerimiste täitmist
• eristama pakilisi ja olulisi tegevusi, paremini planeerima tegevusi ajas
• õigesti kasutada kontaktihaldust ja aadressraamatut
• säästa aega infootsingul
• tähtsustada grupitöö ja e-koostöö eeliseid ning ettevõtte võimalusi
• kasutada kaugtöö võimalusi, häälestada oma sülearvutit (meiliserveriga ühenduse loomine: WiFi, WebAccess, RPC, VPN, KÕU, mobiil)

Töötamisviis 1-päevane koolitus oma postkastiga ettevõttes või Tallinna Arvutikooli arvutiklassis. 6 ak. tundi + 1 ak tund iseseisvat praktilist tööd koos personaalse konsultatsiooniga (sh ka e-kirja teel)

Meistri rollis: Arvo Saat, Tallinna Arvutikooli direktor (Eesti esimese arvutikooli asutaja),

• Aidanud juurutada e-töökorraldust (serverlahendust) ja häid tavasid üle 15 aasta ca 50-s ettevõttes ja riigiasutuses
• Tegevjuhi, personalidirektori ja IT-juhi kogemusega praktik.
• Juhtinud sadu juhtimis- ja IT-alaseid koolitusprojekte.
• Spetsialiseerunud suurte koolitusprojektide koostamisele ja juhtimisele ning Outlook-Exchange serverlahenduste juurutamisele ettevõttes
• Osalenud kutsestandardite ja kõrgkoolide IT õppekavade väljatöötamise töörühmades
• Äripäeva „IT juhtimise käsiraamatu“ esmatrüki projektijuht ja kaasautor, kirjutanud palju artikleid ajajuhtimise, e-koostöö korraldamise jt. teemadel, koostanud õpikuid ja juhendmaterjale
• IT-juhtide klubi asutaja (1999.a.), PARE liige alates 1999.a., Viimsi Valla hariduskomisjoni liige

Seotud koolitused:

• Meistriklass – E-posti professionaalne korraldamine  (MS Outlook edasijõudnutele ja valdkonna proffidele)
• Projektijuhtimise efektiivne planeerimine
• Efektiivne ajajuhtimine ja e-posti organiseerimine (MS Outlook baaskursus)