Tallinna Arvutikool

Kestus: 6 akadeemilist tundi.
Investeering: 205 € + käibemaks 20%.
MS Outlooki kasutamine juhtidele ja edasijõudnutele. Teoreetilised teadmised, tehnilised oskused ja praktiline kogemus - kolm koolitust ühes. Avatud koolitus toimub Outlook 2010/2007 baasil.

Sihtrühm:

• Juhid, projektijuhid jt. juhid, kes peavad planeerima ajakasutust, tööülesandeid, turvaliselt kasutama kaugtöö ja mobiilseid lahendusi.
• Personalijuhid, kvaliteedijuhid, büroojuhid, kes vastutavad ettevõtte (või on juurutamas) e-koostöö, heade tavade, kvaliteedi, asjaajamise korra eest.
• Sekretärid, juhiabid, asjaajajad, kes vastutavad suure osa asutuse e-asjaajamise eest.
• MS Outlooki igapäevased kasutajad, kes tunnevad, et aja- ja tööülesannete haldus võtavad palju aega, delegeerimiseks ja prioriteetide seadmiseks ei ole alati töötavat mudelit.
• IT tugiisikud, kes peavad igapäevaselt abistama kasutajaid.
• Töötajad, kes hakkavad kasutama MS Outlooki ettevõtte grupitöölahendust (MS Exchange) või lähevad üle uuele tarkvaraversioonile (MS Outlook 2010).

Eesmärgid:

• luua enda ajajuhtimise, e-posti haldamise, tööülesannete korraldamise ja kontaktihalduse süsteem;
• saada teoreetilised teadmised ja praktiline tulemus oma ajajuhtimise parandamiseks ja e-posti automatiseeritud korraldamiseks;
• oma MS Outlooki postkasti korrastamine, kaustasüsteemi, reeglite, järeltegevuste, prioriteetide, kategooriate süsteemi väljatöötamine ja rakendamine;
• saada selgeks elektroonse töökorralduse nn. „Head tavad“ – etikett, üldtunnustatud reeglid, e-koostöö ja ajajuhtimise põhimõtted;
• teadvustada ja oluliselt efektiivsemalt kasutada MS Outlooki võimalusi grupitöö ja kaugtöö korraldamisel, muuta tööprotsessid ja infovahetus kiiremaks;

Eelteadmised:

• MS Outlooki igapäevane kasutamine ja/või MS Outlooki baastaseme koolituse läbimine;
• hea arvutikasutamise oskus (Windows, e-post, tekstitöötlus, failihaldus);
• abiks on ajajuhtimise teadmised ning praktiline kogemus e-posti, kalendri ja tööülesannete elektroonsel haldamisel;
• koolitus toimub arvutiklassis juhtimiskoolitusena ja arvutikoolitusena (võimalusel võtta kaasa oma sülearvuti või mälupulgal outlook.pst fail);

Sisu:

Sissejuhatus

• Ajajuhtimine – tegevuste juhtimine ajas. Ajajuhtimise ja infotöötluse põhimõisted.
• Outlooki kasutajavaate seaded – kuidas on mugavam töötada?
• Elektroonse töökorralduse nn. „Head tavad“ ehk etikett.
• Aadressraamatu ideoloogia, õiguste süsteem, oma kalendri jagamine.
• Kontaktide haldus, oma leviloend, otsingusüsteemid.

e-posti korraldamine

• Kaustasüsteem, personaalsed ja ühiskaustad, lemmikkaustad. Oma kaustasüsteemi korrastamine.
• Aadressraamat. Kontaktide halduse vead ja probleemid, enda leviloendi loomine.
• Saabunud e-posti töötlemine, reeglite kasutamine. Millist infotöötlust automatiseerida.
• E-posti järeltegevused, prioriteedid, delegeerimine, tegemata tööde täitmise jälgimine.
• Turvalisus. Rämpsposti reeglid. Kuidas märgata viirust?
• Kirja pealkirja ja metainfo loomise põhimõtted MS Outlookis.
• Infootsing, otsingukaustad, otsingusuvandid, indekseerimine.
• E-posti seaded kirja saatmisel, info tagasiside jälgimine.
• Info saatmise vead ja tehnilised probleemid.
• E-posti reguleerimise seaduslikud alused. E-kiri, kui juriidiline dokument.

Ajaplaneering

• Eesmärgi püstitamine, kuidas töötada efektiivsemalt.
• Ajaplaani koostamise põhimõtted.
• Enda aja planeerimine, korduvate sündmuste planeerimine ja korraldamine Outlookis.
• Kuidas vältida ajakonflikte?
• Kokkusaamiste korraldamine, koosolekute planeerimise tavad, korraldamise jälgimine serverlahendusega ja ilma (koostööpartner).
• Outlooki kalendri seaded.

Tööülesanded

• Enda tööülesannete planeerimine.
• Töövälised tegevused, isiklik elu, selle planeerimine Outlookis.
• e-posti jm elektroonse info toomine tööülesannetesse
• Millal kasutada järeltegevust (ToDo) ja millal tööülesannet (Task).
• Tööülesannete vaated ja seaded Outlookis.
• Kaastöötajatele tööülesannete planeerimise tavad ja jälgimine Outlookis.
• Tööde delegeerimise põhimõtted ja delegeerimiste jälgimine.
• kuidas öelda „EI“?
• Tööde prioriteedid. Mis on just hetkel ja täna oluline? Erinevad võimalused Outlookis.
• Pakilised ja olulised tegevused – maatrikssüsteemi loomine.
• Tööde segajad ja ajaraiskajad, nendega toimetulek
• tööde grupeerimine, miks see on vajalik?
• kuidas planeerimiseks aega võita ja milline on hea plaan?

* Infoks. Kaugtöö, mobiilne töö, serverlahendus (Exchange), meiliserveriga ühenduse loomine: WiFi, WebAccess, RPC, VPN, EMT, KÕU, mobiil.

Tulemus:
Koolituse läbinu oskab professionaalsel tasemel:

• Väärtustada aega, korraldada ajajuhtimist, enda ja töökaaslaste aega planeerida, seada eesmärke.
• Kasutada ja jälgida e-töökorralduse häid tavasid ja ühiseid koostööprotsesse.
• jälgida tööülesannete ja delegeerimiste täitmist.
• Eristama pakilisi ja olulisi tegevusi, paremini planeerima tegevusi ajas.
• Õigesti kasutada kontaktihaldust ja aadressraamatut.
• Säästa aega infootsingul.
• Tähtsustada grupitöö ja e-koostöö eeliseid ning ettevõtte võimalusi.

Toimumise koht: Suur-Sõjamäe 10a, Tallinn.

Koolitaja: Arvo Saat.